Rachunkowość online w działalności gospodarczej

Author Archive

Wystawianie rachunków nie musi oznaczać iż zobowiązany jest przedsiębiorcą. Grupa podmiotów które w ramach działania wystawiają rachunki obejmuje przedsiębiorców zwolnionych z VAT, zleceniobiorców i wykonujących dzieło, oraz najemców nieruchomości. Spora grupa tych osób nie ma nic wspólnego z prowadzeniem rachunkowości i nie ma zamiaru mieć. Zależy im na tym żeby gładko wystawić dokument który nazywany jest rachunkiem uproszczonym.

By móc rzeczywiście szybko generować takie dokumenty należy znaleźć ich wzory, najlepiej w formacie elektronicznym który będzie można pobrać online bez szczególnie dotkliwej opłaty. Formularz rachunku do pobrania jako dokument doc czy pdf, jest wzorcem którego ściągnięcie trwa kilka chwil a wypełnienie i wydrukowanie jest równie proste. Wystawca po wypełnieniu dokumentu może go szybko wydrukować zapakować do koperty i wysłać na wskazany adres.

Jeszcze wygodniejsze rozwiązanie to formularz rachunku uproszczonego w formacie online, który dostępny jest w ramach funkcjonalności serwisów rachunkowości. Taki formularz ma opcję autouzupełniania także numeracja, data dane stron, oraz wartość transakcji i ceny jednostkowe wybierane są z katalogów. Kiedy wystawiający rachunki chce wygenerować dokument wystarczy że zaloguje się na własnym koncie, wybierze odpowiednią zakładkę i w szybki sposób stworzy potrzebny format. Zapisze wyśle w formacie elektronicznym i spokojnie na jakiś czas o nim zapomni.

W dzisiejszych czasach istnieje całe mnóstwo rozwiązań, które mogą nam pomóc w codziennych czynnościach czy to w pracy czy podczas wolnych chwil. Takie możliwości daje bowiem internet. Dzięki niemu da się zatem tworzyć dokumenty różnego rodzaju. Read the rest of this entry »

Prowadzenie przedsiębiorstwa bywa trudne. Sama księgowość aby była prowadzona właściwie powinna być oparta na dobrych podstawach. Aby tego dokonać należy znać prawo podatkowe, które ma ogromne znaczenie przy prowadzeniu księgowości, ale także znać regulamin który został stworzony przez ministra finansów.

Aby móc prowadzić księgowość prawidłowo wielu księgowych decyduje się na prowadzenie internetowej księgowości opartej o szeroki wybór zaawansowanych funkcji. Taka Księgowość online to przede wszystkim mobilny i stały dostęp do księgowości nawet wyjeżdżając za granicę. Taka księgowość zapewnia wam prowadzenie finansów firmy w prosty i bezpieczny sposób. Zyskasz dostęp do zaawansowanych funkcji jakimi jest automatyczne tworzenie faktur, czy też wykonywanie ewidencji ryczałtów. Księgowość internetowa to doskonały sposób na prowadzenie trwałej księgowości bo zawsze możesz zyskać stały dostęp do tego co wykasowałeś przez przypadek, ze względu na fakt, że program dodatkowo tworzy kopię zapasową. Więcej informacji na temat księgowości i jej prowadzenia możesz uzyskać na forum.

Takich rodzaj forum jest bardzo wiele rodzaj, dlatego znajdziesz chodź by forum o księgowości który to został specjalnie przygotowany z myślą o was. Zyskacie dużo informacji odnośnie prowadzenia księgowości i jej sposobów. Będziesz mógł podzielić się na forum także opinią z innymi księgowymi co jest doskonałym doradztwem nie tylko dla ciebie.

Takie forum internetowe jest czynne całą dobę, dzięki czemu ty decydujesz kiedy chcesz przeczytać informacje na temat księgowości.

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Oczywiście można prowadzić księgowość w różnych formach w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności. Jednak dawniej, niezależnie od wybranej formy, wiązało się to z wypełnianiem całych stosów dokumentów. Wypełnianiem ręcznym, gdyż nie było takie wynalazku jak komputer czy Internet. Wraz z rewolucją internetową wszystko się zmieniło. Komputer posiada ogromne możliwości. Powstały setki programów, które wspomagają przedsiębiorcę w dziedzinie księgowości. Ponadto, po pojawieniu się internetu na rynku weszła nowość – programy do księgowości online. Na czym one polegają? Otóż do prowadzenie księgowości nie wymagany jest zakup oprogramowania stacjonarnego, które ma szereg wad. Podstawową wadą jest jego cena. Ponadto komputer musi spełnić określone, często bardzo wysokie wymagania techniczne. Dodatkowo prawo polskie jest bardzo niestabilne i program stacjonarny wymagałby ciągłych aktualizacji i poprawek. Aplikacje internetowe nie mają żadnej z wyżej wymienionych wad. Programy internetowe są o wiele tańsze w użytkowaniu niż ich stacjonarne odmiany. Korzystanie z internetu nie wymaga specjalnych wymagań od komputera. Ewentualnie jedynie od łącza internetowego, ale w dzisiejszych czasach szybkie łącze to podstawa w każdej pracy. Aplikacje internetowe umożliwiają wystawianie faktur, posiadają moduły kadr i płac, programy do kompleksowego zarządzania firmą czy moduły analiz. Programy internetowe są bardzo bezpieczne: dostępu chronią wyszukane hasła, szyfrowane połączenie, a ponadto codziennie robiona kopia zapasowa danych pozwala na komfortową pracę z takimi programami.

Aby sporządzić w fakturę w serwisie rachunkowości online nie potrzeba posiadać specjalnych umiejętności zwłaszcza, że twórcy tych aplikacji obecnie prześcigają się w ułatwieniu oraz automatyzacji czynności księgowania. W zasadzie do obsługi takiego programu nie musi (ale powinna) być wyznaczona osoba posiadająca wiedzę księgową wykraczającą poza podstawy. Może to być np. pomocnik księgowej lub pracownik innego działu, który również bierze udział w prowadzeniu księgowości lub np. obsługuje wystawianie i otrzymywanie faktur w naszym przedsiębiorstwie. Na czym polega sama czynność fakturowania z pomocą serwisu rachunkowości online? Zwykle sprowadza się ona do wybrania odpowiedniego szablonu faktury, którą chcemy wystawić z dostępnych bądź sporządzonych przez nas wcześniej. Automatycznie są wpisywane nasze dane a także po wybraniu określonego kontrahenta z listy również jego dane (taką listę należy oczywiście wcześniej uzupełnić). Podobnie wygląda wprowadzenie na fakturę zamówionych usług lub towarów- wystarczy wskazać z wypełnionej wcześniej listy odpowiednie produkty bądź usługi. Uzupełniamy jeszcze datę i ewentualne dodatkowe informacje (cena oraz VAT zostają automatycznie wpisane wg tego co ustawiliśmy wcześniej). Ostatnią fazą wystawiania takiej faktury jest jej wydruk bądź przesłanie w elektronicznej formie do klienta (pamiętajmy że taki kontrahent musi wcześniej wyrazić zgodę na otrzymywanie elektronicznych faktur).

Co oznacza w zasadzie termin ekologiczna faktura, który narobił ostatnio pewne zamieszanie w mediach? Chodzi tu oczywiście o fakturę, która zostanie sporządzona za pomocą oprogramowania komputerowego a następnie wysłana do danego kontrahenta za pomocą internetu, gdzie powinna być archiwizowana również w formie pierwotnej czyli elektronicznej, dzięki czemu nigdy nie będzie musiała być drukowana. Uwaga, nawet urząd skarbowy podczas kontroli dokumentacji elektronicznej po prostu zażąda udostępnienia odpowiednich plików a następnie pobierze je sporządzając przy okazji protokół przekazania plików. Zatem teoretycznie nigdy nie drukowana faktura oszczędza sporo papieru a pomnóżmy jeszcze ten proces przez dziesiątki lub setki faktur w każdej firmie oraz ilość firm, które mogą skorzystać z takiego rozwiązania- oszczędność byłaby faktycznie olbrzymia. Oczywiście elektroniczne faktury mają również inne bardzo efektowne i efektywne zastosowania, wystarczy wymienić możliwość (od niedawna) przesłania takiej faktury bez wymogu podpisu jeszcze w dzień wykonania czynności i przesłanie go na drugi koniec Polski bądź na inny kontynent.

Elektroniczna faktura to element księgowości dla którego ciężko znaleźć wady jednakże wielu przedsiębiorców usilnie je wynajduje- wynika to prawdopodobnie z nieznajomości prawa. Aby móc wysyłać klientowi e-fakturę musimy najpierw uzyskać od niego zgodę na taką formę komunikacji. Skutkuje to oczywiście wieloma odpowiedziami odmownymi i na tym kończy się ambicja elektronicznej faktury.

Jeśli uważasz, że Twoje biuro rachunkowe obciąża Cię zbyt dużą kwotą to pamiętaj, że zawsze możesz rachunkowość swojej firmy poprowadzić sam. Warto roztropnie dobierać oferty biur rachunkowych tak aby wyjść na tym jak najtaniej a tym samym zdjąć z siebie jak najwięcej obowiązków. Istnieje również możliwość samodzielnego sporządzania swej dokumentacji księgowej jak że ustawodawca nie określa przymusu wynajęcia firmy zajmującej się prowadzenie księgowości. Pamiętajmy jednak, że prawo reguluje możliwości oddelegowania księgowości zawężając zakres podmiotów, które mogą prowadzić naszą działalność (w wypadku gdy chcemy zlecić te czynności). Chodzi tutaj o jednostki posiadające odpowiednie uprawnienia do świadczenia usług prowadzenia rachunkowości (istnieją pewne wyjątki co do jednostek, które nie muszą spełniać tych kryteriów jednakże są one stosowane w wąskim zakresie)- automatycznie takie uprawnienia nabywają biegli rewidenci oraz doradcy podatkowi.

W jaki sposób księgować za darmo? Chodzi tu przede wszystkim od samodzielne księgowanie- jednak niezmiernie trudno byłoby zajmować się wszystkim na papierze. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest wykorzystanie np. programów do faktur w celu wystawiania faktur lub innego oprogramowania, zarówno offline jak i online, służącego wspomaganiu prowadzenia księgowości. Część z takich aplikacji jest dostępna za darmo i jeśli nie będziemy mieli dużych wymagań co do takiego produktu to może znaleźć odpowiadający nam program.

Niezależnie od tego czy w Twoim przedsiębiorstwie do sporządzania dokumentów księgowych używa się oprogramowania zainstalowanego lokalnie na komputerze czy też mechanizmów udostępnianych przez serwis rachunkowości online powinieneś mieć dostępne te same możliwości związane z zapisaniem generowanej faktury. Zwykle dokumenty te generowane są do formatu PDF (Portable Document Format), z którego możemy drukować lub też może wysłać go e-mailem do kontrahenta. Dokument taki po wydrukowaniu staje się tradycyjną fakturą. Jednakże aby zaoszczędzić czasu i pieniędzy możliwe jest przesłanie takich dowodów księgowych drogą elektroniczną. W tym wypadku muszą być zachowane pewne warunki aby faktura mogła zostać dostarczona zgodnie z prawem. Pierwszy warunkiem jest akceptacja takiego sposobu przesyłania dokumentacji przez klienta- może zostać udzieloną drogą e-mail, może również zostać wycofana przez danego klienta. Taki dowód księgowy musi zostać przesłany w odpowiednim formacie oraz w nie naruszonej formie (tzn w sposób umożliwiający weryfikację oraz stwierdzenie spójności) i tak też musi być przechowywany u danego klienta. Ponadto podmiot, które decyduje się na otrzymywanie dokumentów elektronicznych musi przechowywać je w sposób, który umożliwia do nich łatwy dostęp oraz proste sortowanie wg daty (na wypadek żądania o udostępnienie określonej dokumentacji wystosowane przez organ kontrolujący podczas kontroli danego podmiotu).

Prowadzenie księgowości naszej firmy z pomocą serwisu rachunkowości online jest dużym udogodnieniem dla osób zajmujących się samodzielną działalnością gospodarczą, którzy nie zdecydowali się na wynajęcie specjalistycznej firmy zajmującej się usługami prowadzenia księgowości dla firm, bądź nie zatrudniają ani nie wynajmują usług księgowej, doradcy podatkowego, rewidenta czy też innej osoby posiadającej uprawnienia do świadczenia usług prowadzenia księgowości. Jednym ze sposobów na prowadzenie księgowości jest zakup odpowiednich narzędzi i prowadzenie ewidencji wg własnej wiedzy oraz za pomocą oprogramowania. Tańszą alternatywą wobec tej możliwość jest opcja prowadzenia księgowości w serwisie rachunkowości online- należy jednak pamiętać, że to nadal my pozostajemy sporządzającym dokumentację (a zatem i odpowiedzialność nadal spoczywa na naszych barkach) a aplikacja online, z której będziemy korzystać jedynie pomaga nam oraz automatyzuje procesy wystawiania dokumentów. Warto się jednak zdecydować chociaż na krótką analizę możliwości takiego serwisu- zwykle jest dostępna możliwość okresu próbnego, podczas którego będziemy w stanie zapoznać się z funkcjami aplikacji oraz zadecydować czy spełnia ona nasze wymagania. Po podjęciu decyzji dotyczącej wyboru programu online do wystawiania faktur i innych dokumentów będziemy zobowiązani uiszczać opłatę abonamentową (przed skorzystaniem z usługi) wynoszącą, w zależności od wybranego serwisu oraz opcji, z których będziemy korzystali, od około 20 złotych do 80 zł.

To jest podstawowa różnica w prowadzeniu księgowości z pomocą serwisu online a oddelegowaniem księgowości do odpowiedniego biura rachunkowego. W przypadku brak umowy z biurem to my jesteśmy podmiotem odpowiedzialnym za prowadzenie poprawnej księgowości. W przypadku samodzielnej działalności gospodarczej jesteśmy również w 100 % odpowiedzialni swoim majątkiem za ewentualne obciążanie, które mogą powstać również przez nieprawidłowe prowadzenie księgowości. Gdy naszymi dokumentami zajmuje się fizyczne biuro rachunkowe mamy możliwość domagania się odszkodowania za straty spowodowane nierzetelną księgowością gdyż każde biuro ma prawny obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Pamiętajmy, że sprawami naszej księgowości może również zajmować się doradca podatkowy lub biegły rewident, w każdym wypadku musi to być osoba z odpowiednimi uprawnieniami. Zatem prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez żonę, siostrę, ciotkę nie dość, że jest nielegalne to i tak nie zmienia faktycznego obowiązku odpowiedzialności za księgowość.

Należy nadmienić, iż niezależnie od prowadzenia księgowości przez firmę zewnętrzną, z pomocą serwisu rachunkowości czy też całkowicie samodzielnie pewne dokumenty będą musiały być sporządzane przez nas samych. Sami również będziemy musieli zadbać o to by trafiły w odpowiednim terminie do odpowiedniego miejsca. Oczywiście ilość tych dokumentów zmniejsza się w przypadku wynajęcia firmy zewnętrznej ale w parze z tym idą również koszty takiego księgowania.