Rachunkowość online

Bardzo ważną opcją, którą udostępniają nam serwisy rachunkowości online jest automatyzacja i przyspieszanie czynności. W zasadzie to nie tyle opcja co funkcja i to bardzo istotna. Chodzi o to, że podczas wypełniania kolejnego dokumentu nie musi ponownie wprowadzać danych kontrahentów, opisu produktu ani tym bardziej swoich danych lecz możemy je wybrać z dostępnej listy. Taki dokument jest generowany wg wcześniej ustalonego szablonu, zawiera odpowiednie rubryki (najlepiej by było gdyby rubryki te zostały od razu wypełnione przez program) a po sporządzeniu i zapisaniu bądź wydrukowaniu zostaje dodany bez naszej ingerencji do listy odpowiednich dokumentów i np. do księgi przychodów i rozchodów. Taka sytuacja jest optymalna lecz biorąc pod uwagę to, że serwisy różnią się od siebie nie wszędzie doświadczymy takich udogodnień- lecz możemy za to napotkać na inne usprawnienia. Wszystko zależy od serwisu rachunkowości, który wybierzemy dlatego najlepszym wyjściem jest korzystanie z okresów próbnych, które zwykle są oferowane na takich witrynach. W czasie okresu próbnego nie musimy za nic płacić, możemy za to wykorzystać część (lub wszystkie- to zależy od serwisu) opcje danej aplikacji i zorientować się czy dane oprogramowanie jest w stanie sprostać naszym celom.

Część takich „wirtualnych biur rachunkowych” oferuje usługi takie jak prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów- jest to całkiem wygodne rozwiązanie ale nie możemy jednak zapominać, że jeśli nie podpisaliśmy umowy o świadczeniu usług rachunkowych to nadal my jesteśmy osobami całkowicie odpowiedzialnymi za legalność naszej dokumentacji. W przypadku umowy z biurem rachunkowym lub serwisem rachunkowym, który oferuje taką możliwość, zgodnie z warunkami umowy powinniśmy zostać uwolnieni od odpowiedzialności za nieprawidłowo sporządzoną dokumentację księgową.

W momencie gdy podejmiemy decyzję o prowadzeniu księgowości w naszym przedsiębiorstwie z pomocą serwisów oferujących aplikacje do rachunkowości online musimy przeanalizować rynek tego oprogramowania a następnie dokonać wyboru serwisu zgodnego z profilem naszej firmy, zaspokajającego nasze potrzeby oraz oferującego satysfakcjonującą nas cenę. Aby odnaleźć takiego typu witryny wystarczy wpisać frazę w wyszukiwarce: „rachunkowość online” lub też „faktura online” i naszym oczom ukaże się mnóstwo rezultatów. Pamiętajmy, że większość takich usług jest skierowana do mikro i małych firm zatem nie ma co się pchać w ten segment z większą firmą- oszczędność nie jest na tyle duża żeby zrzucać sobie na głowę całą odpowiedzialność za księgowość, w takim wypadku lepiej wynająć biuro rachunkowe.

Jeśli chcemy zdecydować jaką usługę wybrać to uwagi w zasadzie warte będą jedynie te serwisy, które zdołały się wypromować na pierwszej stronie Google. Oznacza to, że inwestują w pozycjonowanie a zatem planują dłuższy rozwój. Następnie powinniśmy wziąć pod uwagę potrzeby naszej firmy. Jakie dokumenty będziemy musieli wystawiać? W jakim stopniu chcemy przenieść naszą księgowość do sieci? Jak dużego wsparcia od serwisu będziemy potrzebować aby sprawnie prowadzić dokumentację oraz czy spełnia on naszego wymogi? To podstawowe pytania, które musimy sobie zadać. Ostatecznym kryterium niech będzie cena- różnice w cenie nie są ogromne i różnią się głównie ze względu na możliwości serwisów rachunkowości oraz ewentualne pakiety, na które się decydujemy (w niektórych serwisach jest możliwość wybrania pakietów- im mniej opcji posiada pakiet tym mniejszy miesięczny abonament musimy opłacać).

Jeśli prowadzimy naszą działalność już od jakiegoś czasu to z pewnością zdarzyły nam się sytuacje, w których wystawiona przez nas uprzednio faktura nie pokrywała się z rzeczywistą czynnością wykonaną przez nas u klienta. Mogło się tak zdarzyć z wielu powodów i nie są one tutaj istotne aczkolwiek z pewnością mieliśmy wtedy dylemat co zrobić. Zwłaszcza jeśli do klienta musieliśmy dojechać na drugi koniec Polski. Najczęściej w takich wypadkach po prostu po powrocie do naszej siedziby wystawialiśmy korektę faktury a następnie wysyłaliśmy pocztą dwie kopie. Następnie kontrahent podpisywał faktury i jedną odsyłał nam. Mogło to trwać sporo czasu w zależności od użytego kanału komunikacji. W tej chwili problem już nieco zmienił oblicze gdyż nie są wymagane podpisy faktur a sam dowód księgowy można przesłać drogą e-mail jeśli klient wyrazi na to zgodę. W wypadku korzystania z księgowości online taką fakturę moglibyśmy sporządzić na miejscu u klienta (i nie chodzi mi tu wcale o mało profesjonalne ręczne pisanie faktur). Otóż dokument taki możemy wystawić w każdym miejscu gdzie znajdziemy komputer podłączony do internetu i z drukarką. Po zalogowaniu się na swoje konto w serwisie rachunkowości online będziemy mieli dostęp do danych klientów oraz bazy danych swoich produktów dzięki czemu po paru kliknięciach powstanie gotowy do druku dokument księgowy. Na dodatek dokument ten zostanie automatycznie odłożony do bazy danych na serwerze- po przyjeździe do siedziby naszej firmy będzie mieli do niego normalny dostęp. Takie i inne możliwości oferują portale rachunkowości online ale nie wszystkie dostępne w sieci serwisy mają taką samą funkcjonalność. Należy o tym pamiętać przed dokonaniem wyboru serwisu, który pomoże nam prowadzić księgowość.

Nie możemy popadać w obsesję oszczędności- mimo że rachunkowość internetowa jest z pewnością dużo tańsza to w części wypadków może nie spełniać swojego zadania odpowiednio- zwłaszcza jeśli nasza firma rozrośnie się do zbyt dużych rozmiarów. Prowadzenie takiej rachunkowości w obliczu zbyt dużej firmy jest działaniem pozbawionym sensu- najrozsądniejszym w takim wypadku będzie wynajęcie odpowiednio przygotowanego biura rachunkowego bądź też umowa z księgową na małą ilość godzin. Jednakże biura rachunkowe mają też tę przewagę, że ich pracownicy spotkali się już z wszelakimi kontrolami i dzięki temu posiadają wiedzę umożliwiającą efektywne obniżanie kosztów poprzez odliczenia, zwolnienia itp. bez ryzyka zakwestionowania wydatku podczas kontroli podatkowej (tzn. ryzyko takie zawsze jest ale nawet wtedy księgowa z biura rachunkowego będzie często w stanie odpowiednio uzasadnić i wybronić swoje decyzje).

Rachunkowość online jest za to bardzo rozsądnym wyjściem gdy prowadzimy samodzielną działalność gospodarczą, zwłaszcza gdy jest to wolny zawód a nasze dokumenty charakteryzują się tym, iż opiewają na małe kwoty za to jest ich imponująca ilość- oszczędzimy wtedy na każdym dokumencie. Pamiętajmy też, że nawet jeśli wynajmiemy biuro rachunkowego to i tak będziemy musieli dbać o pewne dokumenty- nadal my będziemy wystawiać np. faktury VAT. Takie wystawianie pewnych dokumentów również może być usprawniane przez programy do wystawiania faktur bądź odpowiednie oprogramowanie do wystawiania faktur online.

Mimo tego, że istnieją zarówno darmowe jak i płatne rozwiązania dotyczące prowadzenia księgowości w firmie często wybranie darmowego oprogramowania jest w szerszej perspektywie nieopłacalne. Pamiętajmy, że za aplikacją komercyjną stoi często duży producent a z tym wiążą się pewne atuty:

• przede wszystkim wsparcie- i nie chodzi tu tylko o wsparcie techniczne ale również dotyczące porad doradcy podatkowego bądź księgowej. Tak sytuacja przedstawia się w dobrych serwisach online, które umożliwiają prowadzenie rachunkowości w przedsiębiorstwie. Ponadto w przypadku serwisów online nie musimy się martwić również o bezpieczeństwo naszych danych- są one bezpieczne na serwerach i nawet w wypadku awarii zostaną przywrócone z kopii bezpieczeństwa,
• częste aktualizacje produktu- w przypadku aplikacji niewiadomego pochodzenia bądź mało znanego producenta nie mamy pewności co do przeprowadzenia aktualizacji programu nawet w wypadku zmian w prawie, które są dosyć częste nie mówiąc już o błędach w samym programie,
• wysoka funkcjonalność programu- w szerokim tego słowa znaczeniu. Chodzi tu nie tylko o możliwości jakie ma dana aplikacja (chociaż faktycznie są one bardzo ważne) ale również o intuicyjny interfejs a nawet łatwość uczenia się programu (w końcu nie zawsze nasi wdrożeni pracownicy znają ten program),
• kompletność oprogramowania- dla każdego dużego producenta ważne jest abyś używał jak najwięcej jego oprogramowania, dlatego da Ci wszelkie programy, których możesz potrzebować w prowadzeniu księgowości. Na dodatek wszystko będzie ze sobą współpracować (przynajmniej teoretycznie).

Zakładając samodzielną działalność gospodarczą musimy pamiętać o tym, że nie zawsze będzie nas od razu stać na opłacenie księgowej. Przy czym nie mówię tu od razu o etacie księgowej- nawet 200 zł w pierwszym czy drugim miesiącu prowadzenia działalności może (choć nie powinno- trzeba być przygotowanym) stanowić spory wydatek- nie tyle sam w sobie co w porównaniu do przychodów. Jednakże nawet za pierwszy miesiąc musimy się rozliczyć z fiskusem tak samo jak za każdy inny (chyba, że wybierzemy rozliczenia kwartalne). Co zrobić aby zaoszczędzić na księgowaniu? Pamiętajmy, że prowadzenie księgowości przez osobę, która nie posiada uprawnień jest z punktu widzenia prawa nielegalne. Jeśli mamy nieco samozaparcia możemy spróbować sami dać sobie radę z tym tematem. Wielu przedsiębiorców radzi sobie właśnie w ten sposób. Aby wspomóc nas możemy a nawet powinniśmy użyć odpowiedniego oprogramowania komputerowego. Da nam ono dostęp do szablonów wybranych dokumentów a w niektórych wypadkach znacząco zautomatyzuje sam proces wypełniania dokumentów. Możemy przy tym skorzystać z darmowych rozwiązań bądź też ich komercyjnych odpowiedników- różnią się one oczywiście oprócz ceny głównie zasobem funkcji takich programów, nie sposób wszakże oczekiwać takiej samej funkcjonalności aplikacji tworzonej pro bono i aplikacji typowo komercyjnej, wspieranej przez dużego producenta. Darmowe programy często oferują proste funkcje np. wystawianie faktur (ale bez zapamiętywania produktów czy kontrahentów w przeciwieństwie do płatnych produktów).

W tradycyjnym dziale księgowości większość operacji księgowych wykonywana jest za pomocą komputera oraz odpowiedniego narzędzia (oprogramowania) ułatwiającego i automatyzującego pracę. Zwykle jest to oprogramowanie dosyć drogie zwłaszcza mając na uwadze mniejsze mikro firmy jednoosobowe. W takich działalnościach gospodarczych warto jest zastanowić się nad potrzebami takiego przedsiębiorstwa i podjąć pewne decyzje- być może wcale nie potrzeba nam księgowej? Osoby prowadzące samodzielne działalności gospodarcze najczęściej decydują się na wynajęcie biura rachunkowego, które zatrudnia księgowych świadcząc swe usługi wielu firmom. Jest to możliwe dlatego, że zwykle nie jest potrzebny cały etat osoby księgującej lecz jedynie jego część bądź nawet mniej- parę godzin w miesiącu. Biuro rachunkowe ma też tę zaletę, że łatwo zasięgnąć tam porady. Jeśli jednak czujesz, że dałbyś radę podołać obowiązkom prowadzenia księgowości to warto spróbować- zwłaszcza jeśli prowadzisz małą działalność a większość dokumentów księgowych to wiele faktur na małe kwoty- oszczędności są wtedy największe gdyż biura rachunkowe obciążają często stawką „od dokumentu”. Jednakże nawet jeśli zlecisz prowadzenie firmy księgowej innej firmie to również prawdopodobnie będziesz musiał skorzystać z jakiegoś narzędzia do wystawiania dokumentów księgowych takich jak faktury. Istnieje tutaj pewien wybór- można zainstalować program offline na swoim komputerze lub też wykorzystać rozwiązanie online- czyli wystawianie faktury za pomocą odpowiedniego internetowego serwisu rachunkowości.