Rachunkowość online

Mimo tego, że istnieją zarówno darmowe jak i płatne rozwiązania dotyczące prowadzenia księgowości w firmie często wybranie darmowego oprogramowania jest w szerszej perspektywie nieopłacalne. Pamiętajmy, że za aplikacją komercyjną stoi często duży producent a z tym wiążą się pewne atuty:

• przede wszystkim wsparcie- i nie chodzi tu tylko o wsparcie techniczne ale również dotyczące porad doradcy podatkowego bądź księgowej. Tak sytuacja przedstawia się w dobrych serwisach online, które umożliwiają prowadzenie rachunkowości w przedsiębiorstwie. Ponadto w przypadku serwisów online nie musimy się martwić również o bezpieczeństwo naszych danych- są one bezpieczne na serwerach i nawet w wypadku awarii zostaną przywrócone z kopii bezpieczeństwa,
• częste aktualizacje produktu- w przypadku aplikacji niewiadomego pochodzenia bądź mało znanego producenta nie mamy pewności co do przeprowadzenia aktualizacji programu nawet w wypadku zmian w prawie, które są dosyć częste nie mówiąc już o błędach w samym programie,
• wysoka funkcjonalność programu- w szerokim tego słowa znaczeniu. Chodzi tu nie tylko o możliwości jakie ma dana aplikacja (chociaż faktycznie są one bardzo ważne) ale również o intuicyjny interfejs a nawet łatwość uczenia się programu (w końcu nie zawsze nasi wdrożeni pracownicy znają ten program),
• kompletność oprogramowania- dla każdego dużego producenta ważne jest abyś używał jak najwięcej jego oprogramowania, dlatego da Ci wszelkie programy, których możesz potrzebować w prowadzeniu księgowości. Na dodatek wszystko będzie ze sobą współpracować (przynajmniej teoretycznie).

Zakładając samodzielną działalność gospodarczą musimy pamiętać o tym, że nie zawsze będzie nas od razu stać na opłacenie księgowej. Przy czym nie mówię tu od razu o etacie księgowej- nawet 200 zł w pierwszym czy drugim miesiącu prowadzenia działalności może (choć nie powinno- trzeba być przygotowanym) stanowić spory wydatek- nie tyle sam w sobie co w porównaniu do przychodów. Jednakże nawet za pierwszy miesiąc musimy się rozliczyć z fiskusem tak samo jak za każdy inny (chyba, że wybierzemy rozliczenia kwartalne). Co zrobić aby zaoszczędzić na księgowaniu? Pamiętajmy, że prowadzenie księgowości przez osobę, która nie posiada uprawnień jest z punktu widzenia prawa nielegalne. Jeśli mamy nieco samozaparcia możemy spróbować sami dać sobie radę z tym tematem. Wielu przedsiębiorców radzi sobie właśnie w ten sposób. Aby wspomóc nas możemy a nawet powinniśmy użyć odpowiedniego oprogramowania komputerowego. Da nam ono dostęp do szablonów wybranych dokumentów a w niektórych wypadkach znacząco zautomatyzuje sam proces wypełniania dokumentów. Możemy przy tym skorzystać z darmowych rozwiązań bądź też ich komercyjnych odpowiedników- różnią się one oczywiście oprócz ceny głównie zasobem funkcji takich programów, nie sposób wszakże oczekiwać takiej samej funkcjonalności aplikacji tworzonej pro bono i aplikacji typowo komercyjnej, wspieranej przez dużego producenta. Darmowe programy często oferują proste funkcje np. wystawianie faktur (ale bez zapamiętywania produktów czy kontrahentów w przeciwieństwie do płatnych produktów).

W tradycyjnym dziale księgowości większość operacji księgowych wykonywana jest za pomocą komputera oraz odpowiedniego narzędzia (oprogramowania) ułatwiającego i automatyzującego pracę. Zwykle jest to oprogramowanie dosyć drogie zwłaszcza mając na uwadze mniejsze mikro firmy jednoosobowe. W takich działalnościach gospodarczych warto jest zastanowić się nad potrzebami takiego przedsiębiorstwa i podjąć pewne decyzje- być może wcale nie potrzeba nam księgowej? Osoby prowadzące samodzielne działalności gospodarcze najczęściej decydują się na wynajęcie biura rachunkowego, które zatrudnia księgowych świadcząc swe usługi wielu firmom. Jest to możliwe dlatego, że zwykle nie jest potrzebny cały etat osoby księgującej lecz jedynie jego część bądź nawet mniej- parę godzin w miesiącu. Biuro rachunkowe ma też tę zaletę, że łatwo zasięgnąć tam porady. Jeśli jednak czujesz, że dałbyś radę podołać obowiązkom prowadzenia księgowości to warto spróbować- zwłaszcza jeśli prowadzisz małą działalność a większość dokumentów księgowych to wiele faktur na małe kwoty- oszczędności są wtedy największe gdyż biura rachunkowe obciążają często stawką „od dokumentu”. Jednakże nawet jeśli zlecisz prowadzenie firmy księgowej innej firmie to również prawdopodobnie będziesz musiał skorzystać z jakiegoś narzędzia do wystawiania dokumentów księgowych takich jak faktury. Istnieje tutaj pewien wybór- można zainstalować program offline na swoim komputerze lub też wykorzystać rozwiązanie online- czyli wystawianie faktury za pomocą odpowiedniego internetowego serwisu rachunkowości.

Po skompletowaniu ekipy do działu księgowości nadchodzi czas aby wyposażyć ich w odpowiednie narzędzia, dzięki którym będą mogli stanąć na wysokości zadania i zapewnić naszemu przedsiębiorstwu płynność finansową oraz brak długów (z oczywistych względów elementy te są jedynie w pewnym stopniu zależne od księgowości). Odpowiednim narzędziem dla każdego księgowego jest komputer- przy czym musimy pamiętać, że musi to być sprzęt spełniające pewne wymagania czyli w miarę nowy i szybki. Większość programów księgowych (w szczególności te kompleksowe) ma spore zapotrzebowanie na moc. Tym zakupem może zająć się dział IT (oczywiście jeśli go posiadamy w naszej firmie) lub nasz pracownik, który posiada wiedzę na ten temat po konsultacji ze sprzedawcą sprzętu. Równie ważnym elementem, którego nie sposób pominąć jest odpowiednie oprogramowanie księgowe czyli programy do faktur, do zarządzania klientami, listy płac, podatkowej księgi przychodów i rozchodów itp. Można oczywiście korzystać z różnych rozwiązań (różnych programów) dla każdej z tych potrzeb jednakże jest to mocno niewygodne rozwiązanie (aczkolwiek wystarczające w niektórych sytuacjach- pamiętajmy, że miarodajne są tutaj nasze potrzeby). Znacznie bardziej ergonomiczne są tutaj rozwiązania kompleksowe, które pozwalają nam na operacje wykonywane w jednym środowisku, bez przełączania programów oraz bez wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.

Istnieje wiele producentów, którzy oferują nam kompleksowe oprogramowanie dla dziełu księgowości jednak tutaj ponownie, w zależności od naszych potrzeb, możemy wybierać spośród dwóch podstawowych rodzajów takiego oprogramowania- programów do księgowania online oraz offline.