Rachunkowość online w działalności gospodarczej

Posts Tagged ‘oprogramowanie’

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Oczywiście można prowadzić księgowość w różnych formach w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności. Jednak dawniej, niezależnie od wybranej formy, wiązało się to z wypełnianiem całych stosów dokumentów. Wypełnianiem ręcznym, gdyż nie było takie wynalazku jak komputer czy Internet. Wraz z rewolucją internetową wszystko się zmieniło. Komputer posiada ogromne możliwości. Powstały setki programów, które wspomagają przedsiębiorcę w dziedzinie księgowości. Ponadto, po pojawieniu się internetu na rynku weszła nowość – programy do księgowości online. Na czym one polegają? Otóż do prowadzenie księgowości nie wymagany jest zakup oprogramowania stacjonarnego, które ma szereg wad. Podstawową wadą jest jego cena. Ponadto komputer musi spełnić określone, często bardzo wysokie wymagania techniczne. Dodatkowo prawo polskie jest bardzo niestabilne i program stacjonarny wymagałby ciągłych aktualizacji i poprawek. Aplikacje internetowe nie mają żadnej z wyżej wymienionych wad. Programy internetowe są o wiele tańsze w użytkowaniu niż ich stacjonarne odmiany. Korzystanie z internetu nie wymaga specjalnych wymagań od komputera. Ewentualnie jedynie od łącza internetowego, ale w dzisiejszych czasach szybkie łącze to podstawa w każdej pracy. Aplikacje internetowe umożliwiają wystawianie faktur, posiadają moduły kadr i płac, programy do kompleksowego zarządzania firmą czy moduły analiz. Programy internetowe są bardzo bezpieczne: dostępu chronią wyszukane hasła, szyfrowane połączenie, a ponadto codziennie robiona kopia zapasowa danych pozwala na komfortową pracę z takimi programami.

Aby sporządzić w fakturę w serwisie rachunkowości online nie potrzeba posiadać specjalnych umiejętności zwłaszcza, że twórcy tych aplikacji obecnie prześcigają się w ułatwieniu oraz automatyzacji czynności księgowania. W zasadzie do obsługi takiego programu nie musi (ale powinna) być wyznaczona osoba posiadająca wiedzę księgową wykraczającą poza podstawy. Może to być np. pomocnik księgowej lub pracownik innego działu, który również bierze udział w prowadzeniu księgowości lub np. obsługuje wystawianie i otrzymywanie faktur w naszym przedsiębiorstwie. Na czym polega sama czynność fakturowania z pomocą serwisu rachunkowości online? Zwykle sprowadza się ona do wybrania odpowiedniego szablonu faktury, którą chcemy wystawić z dostępnych bądź sporządzonych przez nas wcześniej. Automatycznie są wpisywane nasze dane a także po wybraniu określonego kontrahenta z listy również jego dane (taką listę należy oczywiście wcześniej uzupełnić). Podobnie wygląda wprowadzenie na fakturę zamówionych usług lub towarów- wystarczy wskazać z wypełnionej wcześniej listy odpowiednie produkty bądź usługi. Uzupełniamy jeszcze datę i ewentualne dodatkowe informacje (cena oraz VAT zostają automatycznie wpisane wg tego co ustawiliśmy wcześniej). Ostatnią fazą wystawiania takiej faktury jest jej wydruk bądź przesłanie w elektronicznej formie do klienta (pamiętajmy że taki kontrahent musi wcześniej wyrazić zgodę na otrzymywanie elektronicznych faktur).

Co oznacza w zasadzie termin ekologiczna faktura, który narobił ostatnio pewne zamieszanie w mediach? Chodzi tu oczywiście o fakturę, która zostanie sporządzona za pomocą oprogramowania komputerowego a następnie wysłana do danego kontrahenta za pomocą internetu, gdzie powinna być archiwizowana również w formie pierwotnej czyli elektronicznej, dzięki czemu nigdy nie będzie musiała być drukowana. Uwaga, nawet urząd skarbowy podczas kontroli dokumentacji elektronicznej po prostu zażąda udostępnienia odpowiednich plików a następnie pobierze je sporządzając przy okazji protokół przekazania plików. Zatem teoretycznie nigdy nie drukowana faktura oszczędza sporo papieru a pomnóżmy jeszcze ten proces przez dziesiątki lub setki faktur w każdej firmie oraz ilość firm, które mogą skorzystać z takiego rozwiązania- oszczędność byłaby faktycznie olbrzymia. Oczywiście elektroniczne faktury mają również inne bardzo efektowne i efektywne zastosowania, wystarczy wymienić możliwość (od niedawna) przesłania takiej faktury bez wymogu podpisu jeszcze w dzień wykonania czynności i przesłanie go na drugi koniec Polski bądź na inny kontynent.

Elektroniczna faktura to element księgowości dla którego ciężko znaleźć wady jednakże wielu przedsiębiorców usilnie je wynajduje- wynika to prawdopodobnie z nieznajomości prawa. Aby móc wysyłać klientowi e-fakturę musimy najpierw uzyskać od niego zgodę na taką formę komunikacji. Skutkuje to oczywiście wieloma odpowiedziami odmownymi i na tym kończy się ambicja elektronicznej faktury.

Niezależnie od tego czy w Twoim przedsiębiorstwie do sporządzania dokumentów księgowych używa się oprogramowania zainstalowanego lokalnie na komputerze czy też mechanizmów udostępnianych przez serwis rachunkowości online powinieneś mieć dostępne te same możliwości związane z zapisaniem generowanej faktury. Zwykle dokumenty te generowane są do formatu PDF (Portable Document Format), z którego możemy drukować lub też może wysłać go e-mailem do kontrahenta. Dokument taki po wydrukowaniu staje się tradycyjną fakturą. Jednakże aby zaoszczędzić czasu i pieniędzy możliwe jest przesłanie takich dowodów księgowych drogą elektroniczną. W tym wypadku muszą być zachowane pewne warunki aby faktura mogła zostać dostarczona zgodnie z prawem. Pierwszy warunkiem jest akceptacja takiego sposobu przesyłania dokumentacji przez klienta- może zostać udzieloną drogą e-mail, może również zostać wycofana przez danego klienta. Taki dowód księgowy musi zostać przesłany w odpowiednim formacie oraz w nie naruszonej formie (tzn w sposób umożliwiający weryfikację oraz stwierdzenie spójności) i tak też musi być przechowywany u danego klienta. Ponadto podmiot, które decyduje się na otrzymywanie dokumentów elektronicznych musi przechowywać je w sposób, który umożliwia do nich łatwy dostęp oraz proste sortowanie wg daty (na wypadek żądania o udostępnienie określonej dokumentacji wystosowane przez organ kontrolujący podczas kontroli danego podmiotu).

Jeśli prowadzimy naszą działalność już od jakiegoś czasu to z pewnością zdarzyły nam się sytuacje, w których wystawiona przez nas uprzednio faktura nie pokrywała się z rzeczywistą czynnością wykonaną przez nas u klienta. Mogło się tak zdarzyć z wielu powodów i nie są one tutaj istotne aczkolwiek z pewnością mieliśmy wtedy dylemat co zrobić. Zwłaszcza jeśli do klienta musieliśmy dojechać na drugi koniec Polski. Najczęściej w takich wypadkach po prostu po powrocie do naszej siedziby wystawialiśmy korektę faktury a następnie wysyłaliśmy pocztą dwie kopie. Następnie kontrahent podpisywał faktury i jedną odsyłał nam. Mogło to trwać sporo czasu w zależności od użytego kanału komunikacji. W tej chwili problem już nieco zmienił oblicze gdyż nie są wymagane podpisy faktur a sam dowód księgowy można przesłać drogą e-mail jeśli klient wyrazi na to zgodę. W wypadku korzystania z księgowości online taką fakturę moglibyśmy sporządzić na miejscu u klienta (i nie chodzi mi tu wcale o mało profesjonalne ręczne pisanie faktur). Otóż dokument taki możemy wystawić w każdym miejscu gdzie znajdziemy komputer podłączony do internetu i z drukarką. Po zalogowaniu się na swoje konto w serwisie rachunkowości online będziemy mieli dostęp do danych klientów oraz bazy danych swoich produktów dzięki czemu po paru kliknięciach powstanie gotowy do druku dokument księgowy. Na dodatek dokument ten zostanie automatycznie odłożony do bazy danych na serwerze- po przyjeździe do siedziby naszej firmy będzie mieli do niego normalny dostęp. Takie i inne możliwości oferują portale rachunkowości online ale nie wszystkie dostępne w sieci serwisy mają taką samą funkcjonalność. Należy o tym pamiętać przed dokonaniem wyboru serwisu, który pomoże nam prowadzić księgowość.

Nie możemy popadać w obsesję oszczędności- mimo że rachunkowość internetowa jest z pewnością dużo tańsza to w części wypadków może nie spełniać swojego zadania odpowiednio- zwłaszcza jeśli nasza firma rozrośnie się do zbyt dużych rozmiarów. Prowadzenie takiej rachunkowości w obliczu zbyt dużej firmy jest działaniem pozbawionym sensu- najrozsądniejszym w takim wypadku będzie wynajęcie odpowiednio przygotowanego biura rachunkowego bądź też umowa z księgową na małą ilość godzin. Jednakże biura rachunkowe mają też tę przewagę, że ich pracownicy spotkali się już z wszelakimi kontrolami i dzięki temu posiadają wiedzę umożliwiającą efektywne obniżanie kosztów poprzez odliczenia, zwolnienia itp. bez ryzyka zakwestionowania wydatku podczas kontroli podatkowej (tzn. ryzyko takie zawsze jest ale nawet wtedy księgowa z biura rachunkowego będzie często w stanie odpowiednio uzasadnić i wybronić swoje decyzje).

Rachunkowość online jest za to bardzo rozsądnym wyjściem gdy prowadzimy samodzielną działalność gospodarczą, zwłaszcza gdy jest to wolny zawód a nasze dokumenty charakteryzują się tym, iż opiewają na małe kwoty za to jest ich imponująca ilość- oszczędzimy wtedy na każdym dokumencie. Pamiętajmy też, że nawet jeśli wynajmiemy biuro rachunkowego to i tak będziemy musieli dbać o pewne dokumenty- nadal my będziemy wystawiać np. faktury VAT. Takie wystawianie pewnych dokumentów również może być usprawniane przez programy do wystawiania faktur bądź odpowiednie oprogramowanie do wystawiania faktur online.

Mimo tego, że istnieją zarówno darmowe jak i płatne rozwiązania dotyczące prowadzenia księgowości w firmie często wybranie darmowego oprogramowania jest w szerszej perspektywie nieopłacalne. Pamiętajmy, że za aplikacją komercyjną stoi często duży producent a z tym wiążą się pewne atuty:

• przede wszystkim wsparcie- i nie chodzi tu tylko o wsparcie techniczne ale również dotyczące porad doradcy podatkowego bądź księgowej. Tak sytuacja przedstawia się w dobrych serwisach online, które umożliwiają prowadzenie rachunkowości w przedsiębiorstwie. Ponadto w przypadku serwisów online nie musimy się martwić również o bezpieczeństwo naszych danych- są one bezpieczne na serwerach i nawet w wypadku awarii zostaną przywrócone z kopii bezpieczeństwa,
• częste aktualizacje produktu- w przypadku aplikacji niewiadomego pochodzenia bądź mało znanego producenta nie mamy pewności co do przeprowadzenia aktualizacji programu nawet w wypadku zmian w prawie, które są dosyć częste nie mówiąc już o błędach w samym programie,
• wysoka funkcjonalność programu- w szerokim tego słowa znaczeniu. Chodzi tu nie tylko o możliwości jakie ma dana aplikacja (chociaż faktycznie są one bardzo ważne) ale również o intuicyjny interfejs a nawet łatwość uczenia się programu (w końcu nie zawsze nasi wdrożeni pracownicy znają ten program),
• kompletność oprogramowania- dla każdego dużego producenta ważne jest abyś używał jak najwięcej jego oprogramowania, dlatego da Ci wszelkie programy, których możesz potrzebować w prowadzeniu księgowości. Na dodatek wszystko będzie ze sobą współpracować (przynajmniej teoretycznie).

Zakładając samodzielną działalność gospodarczą musimy pamiętać o tym, że nie zawsze będzie nas od razu stać na opłacenie księgowej. Przy czym nie mówię tu od razu o etacie księgowej- nawet 200 zł w pierwszym czy drugim miesiącu prowadzenia działalności może (choć nie powinno- trzeba być przygotowanym) stanowić spory wydatek- nie tyle sam w sobie co w porównaniu do przychodów. Jednakże nawet za pierwszy miesiąc musimy się rozliczyć z fiskusem tak samo jak za każdy inny (chyba, że wybierzemy rozliczenia kwartalne). Co zrobić aby zaoszczędzić na księgowaniu? Pamiętajmy, że prowadzenie księgowości przez osobę, która nie posiada uprawnień jest z punktu widzenia prawa nielegalne. Jeśli mamy nieco samozaparcia możemy spróbować sami dać sobie radę z tym tematem. Wielu przedsiębiorców radzi sobie właśnie w ten sposób. Aby wspomóc nas możemy a nawet powinniśmy użyć odpowiedniego oprogramowania komputerowego. Da nam ono dostęp do szablonów wybranych dokumentów a w niektórych wypadkach znacząco zautomatyzuje sam proces wypełniania dokumentów. Możemy przy tym skorzystać z darmowych rozwiązań bądź też ich komercyjnych odpowiedników- różnią się one oczywiście oprócz ceny głównie zasobem funkcji takich programów, nie sposób wszakże oczekiwać takiej samej funkcjonalności aplikacji tworzonej pro bono i aplikacji typowo komercyjnej, wspieranej przez dużego producenta. Darmowe programy często oferują proste funkcje np. wystawianie faktur (ale bez zapamiętywania produktów czy kontrahentów w przeciwieństwie do płatnych produktów).

W tradycyjnym dziale księgowości większość operacji księgowych wykonywana jest za pomocą komputera oraz odpowiedniego narzędzia (oprogramowania) ułatwiającego i automatyzującego pracę. Zwykle jest to oprogramowanie dosyć drogie zwłaszcza mając na uwadze mniejsze mikro firmy jednoosobowe. W takich działalnościach gospodarczych warto jest zastanowić się nad potrzebami takiego przedsiębiorstwa i podjąć pewne decyzje- być może wcale nie potrzeba nam księgowej? Osoby prowadzące samodzielne działalności gospodarcze najczęściej decydują się na wynajęcie biura rachunkowego, które zatrudnia księgowych świadcząc swe usługi wielu firmom. Jest to możliwe dlatego, że zwykle nie jest potrzebny cały etat osoby księgującej lecz jedynie jego część bądź nawet mniej- parę godzin w miesiącu. Biuro rachunkowe ma też tę zaletę, że łatwo zasięgnąć tam porady. Jeśli jednak czujesz, że dałbyś radę podołać obowiązkom prowadzenia księgowości to warto spróbować- zwłaszcza jeśli prowadzisz małą działalność a większość dokumentów księgowych to wiele faktur na małe kwoty- oszczędności są wtedy największe gdyż biura rachunkowe obciążają często stawką „od dokumentu”. Jednakże nawet jeśli zlecisz prowadzenie firmy księgowej innej firmie to również prawdopodobnie będziesz musiał skorzystać z jakiegoś narzędzia do wystawiania dokumentów księgowych takich jak faktury. Istnieje tutaj pewien wybór- można zainstalować program offline na swoim komputerze lub też wykorzystać rozwiązanie online- czyli wystawianie faktury za pomocą odpowiedniego internetowego serwisu rachunkowości.

Po skompletowaniu ekipy do działu księgowości nadchodzi czas aby wyposażyć ich w odpowiednie narzędzia, dzięki którym będą mogli stanąć na wysokości zadania i zapewnić naszemu przedsiębiorstwu płynność finansową oraz brak długów (z oczywistych względów elementy te są jedynie w pewnym stopniu zależne od księgowości). Odpowiednim narzędziem dla każdego księgowego jest komputer- przy czym musimy pamiętać, że musi to być sprzęt spełniające pewne wymagania czyli w miarę nowy i szybki. Większość programów księgowych (w szczególności te kompleksowe) ma spore zapotrzebowanie na moc. Tym zakupem może zająć się dział IT (oczywiście jeśli go posiadamy w naszej firmie) lub nasz pracownik, który posiada wiedzę na ten temat po konsultacji ze sprzedawcą sprzętu. Równie ważnym elementem, którego nie sposób pominąć jest odpowiednie oprogramowanie księgowe czyli programy do faktur, do zarządzania klientami, listy płac, podatkowej księgi przychodów i rozchodów itp. Można oczywiście korzystać z różnych rozwiązań (różnych programów) dla każdej z tych potrzeb jednakże jest to mocno niewygodne rozwiązanie (aczkolwiek wystarczające w niektórych sytuacjach- pamiętajmy, że miarodajne są tutaj nasze potrzeby). Znacznie bardziej ergonomiczne są tutaj rozwiązania kompleksowe, które pozwalają nam na operacje wykonywane w jednym środowisku, bez przełączania programów oraz bez wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.

Istnieje wiele producentów, którzy oferują nam kompleksowe oprogramowanie dla dziełu księgowości jednak tutaj ponownie, w zależności od naszych potrzeb, możemy wybierać spośród dwóch podstawowych rodzajów takiego oprogramowania- programów do księgowania online oraz offline.