Rachunkowość online w działalności gospodarczej

Posts Tagged ‘samodzielne księgowanie’

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Oczywiście można prowadzić księgowość w różnych formach w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności. Jednak dawniej, niezależnie od wybranej formy, wiązało się to z wypełnianiem całych stosów dokumentów. Wypełnianiem ręcznym, gdyż nie było takie wynalazku jak komputer czy Internet. Wraz z rewolucją internetową wszystko się zmieniło. Komputer posiada ogromne możliwości. Powstały setki programów, które wspomagają przedsiębiorcę w dziedzinie księgowości. Ponadto, po pojawieniu się internetu na rynku weszła nowość – programy do księgowości online. Na czym one polegają? Otóż do prowadzenie księgowości nie wymagany jest zakup oprogramowania stacjonarnego, które ma szereg wad. Podstawową wadą jest jego cena. Ponadto komputer musi spełnić określone, często bardzo wysokie wymagania techniczne. Dodatkowo prawo polskie jest bardzo niestabilne i program stacjonarny wymagałby ciągłych aktualizacji i poprawek. Aplikacje internetowe nie mają żadnej z wyżej wymienionych wad. Programy internetowe są o wiele tańsze w użytkowaniu niż ich stacjonarne odmiany. Korzystanie z internetu nie wymaga specjalnych wymagań od komputera. Ewentualnie jedynie od łącza internetowego, ale w dzisiejszych czasach szybkie łącze to podstawa w każdej pracy. Aplikacje internetowe umożliwiają wystawianie faktur, posiadają moduły kadr i płac, programy do kompleksowego zarządzania firmą czy moduły analiz. Programy internetowe są bardzo bezpieczne: dostępu chronią wyszukane hasła, szyfrowane połączenie, a ponadto codziennie robiona kopia zapasowa danych pozwala na komfortową pracę z takimi programami.

Co oznacza w zasadzie termin ekologiczna faktura, który narobił ostatnio pewne zamieszanie w mediach? Chodzi tu oczywiście o fakturę, która zostanie sporządzona za pomocą oprogramowania komputerowego a następnie wysłana do danego kontrahenta za pomocą internetu, gdzie powinna być archiwizowana również w formie pierwotnej czyli elektronicznej, dzięki czemu nigdy nie będzie musiała być drukowana. Uwaga, nawet urząd skarbowy podczas kontroli dokumentacji elektronicznej po prostu zażąda udostępnienia odpowiednich plików a następnie pobierze je sporządzając przy okazji protokół przekazania plików. Zatem teoretycznie nigdy nie drukowana faktura oszczędza sporo papieru a pomnóżmy jeszcze ten proces przez dziesiątki lub setki faktur w każdej firmie oraz ilość firm, które mogą skorzystać z takiego rozwiązania- oszczędność byłaby faktycznie olbrzymia. Oczywiście elektroniczne faktury mają również inne bardzo efektowne i efektywne zastosowania, wystarczy wymienić możliwość (od niedawna) przesłania takiej faktury bez wymogu podpisu jeszcze w dzień wykonania czynności i przesłanie go na drugi koniec Polski bądź na inny kontynent.

Elektroniczna faktura to element księgowości dla którego ciężko znaleźć wady jednakże wielu przedsiębiorców usilnie je wynajduje- wynika to prawdopodobnie z nieznajomości prawa. Aby móc wysyłać klientowi e-fakturę musimy najpierw uzyskać od niego zgodę na taką formę komunikacji. Skutkuje to oczywiście wieloma odpowiedziami odmownymi i na tym kończy się ambicja elektronicznej faktury.

Jeśli uważasz, że Twoje biuro rachunkowe obciąża Cię zbyt dużą kwotą to pamiętaj, że zawsze możesz rachunkowość swojej firmy poprowadzić sam. Warto roztropnie dobierać oferty biur rachunkowych tak aby wyjść na tym jak najtaniej a tym samym zdjąć z siebie jak najwięcej obowiązków. Istnieje również możliwość samodzielnego sporządzania swej dokumentacji księgowej jak że ustawodawca nie określa przymusu wynajęcia firmy zajmującej się prowadzenie księgowości. Pamiętajmy jednak, że prawo reguluje możliwości oddelegowania księgowości zawężając zakres podmiotów, które mogą prowadzić naszą działalność (w wypadku gdy chcemy zlecić te czynności). Chodzi tutaj o jednostki posiadające odpowiednie uprawnienia do świadczenia usług prowadzenia rachunkowości (istnieją pewne wyjątki co do jednostek, które nie muszą spełniać tych kryteriów jednakże są one stosowane w wąskim zakresie)- automatycznie takie uprawnienia nabywają biegli rewidenci oraz doradcy podatkowi.

W jaki sposób księgować za darmo? Chodzi tu przede wszystkim od samodzielne księgowanie- jednak niezmiernie trudno byłoby zajmować się wszystkim na papierze. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest wykorzystanie np. programów do faktur w celu wystawiania faktur lub innego oprogramowania, zarówno offline jak i online, służącego wspomaganiu prowadzenia księgowości. Część z takich aplikacji jest dostępna za darmo i jeśli nie będziemy mieli dużych wymagań co do takiego produktu to może znaleźć odpowiadający nam program.

Prowadzenie księgowości naszej firmy z pomocą serwisu rachunkowości online jest dużym udogodnieniem dla osób zajmujących się samodzielną działalnością gospodarczą, którzy nie zdecydowali się na wynajęcie specjalistycznej firmy zajmującej się usługami prowadzenia księgowości dla firm, bądź nie zatrudniają ani nie wynajmują usług księgowej, doradcy podatkowego, rewidenta czy też innej osoby posiadającej uprawnienia do świadczenia usług prowadzenia księgowości. Jednym ze sposobów na prowadzenie księgowości jest zakup odpowiednich narzędzi i prowadzenie ewidencji wg własnej wiedzy oraz za pomocą oprogramowania. Tańszą alternatywą wobec tej możliwość jest opcja prowadzenia księgowości w serwisie rachunkowości online- należy jednak pamiętać, że to nadal my pozostajemy sporządzającym dokumentację (a zatem i odpowiedzialność nadal spoczywa na naszych barkach) a aplikacja online, z której będziemy korzystać jedynie pomaga nam oraz automatyzuje procesy wystawiania dokumentów. Warto się jednak zdecydować chociaż na krótką analizę możliwości takiego serwisu- zwykle jest dostępna możliwość okresu próbnego, podczas którego będziemy w stanie zapoznać się z funkcjami aplikacji oraz zadecydować czy spełnia ona nasze wymagania. Po podjęciu decyzji dotyczącej wyboru programu online do wystawiania faktur i innych dokumentów będziemy zobowiązani uiszczać opłatę abonamentową (przed skorzystaniem z usługi) wynoszącą, w zależności od wybranego serwisu oraz opcji, z których będziemy korzystali, od około 20 złotych do 80 zł.

To jest podstawowa różnica w prowadzeniu księgowości z pomocą serwisu online a oddelegowaniem księgowości do odpowiedniego biura rachunkowego. W przypadku brak umowy z biurem to my jesteśmy podmiotem odpowiedzialnym za prowadzenie poprawnej księgowości. W przypadku samodzielnej działalności gospodarczej jesteśmy również w 100 % odpowiedzialni swoim majątkiem za ewentualne obciążanie, które mogą powstać również przez nieprawidłowe prowadzenie księgowości. Gdy naszymi dokumentami zajmuje się fizyczne biuro rachunkowe mamy możliwość domagania się odszkodowania za straty spowodowane nierzetelną księgowością gdyż każde biuro ma prawny obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Pamiętajmy, że sprawami naszej księgowości może również zajmować się doradca podatkowy lub biegły rewident, w każdym wypadku musi to być osoba z odpowiednimi uprawnieniami. Zatem prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez żonę, siostrę, ciotkę nie dość, że jest nielegalne to i tak nie zmienia faktycznego obowiązku odpowiedzialności za księgowość.

Należy nadmienić, iż niezależnie od prowadzenia księgowości przez firmę zewnętrzną, z pomocą serwisu rachunkowości czy też całkowicie samodzielnie pewne dokumenty będą musiały być sporządzane przez nas samych. Sami również będziemy musieli zadbać o to by trafiły w odpowiednim terminie do odpowiedniego miejsca. Oczywiście ilość tych dokumentów zmniejsza się w przypadku wynajęcia firmy zewnętrznej ale w parze z tym idą również koszty takiego księgowania.

Jeśli prowadzimy naszą działalność już od jakiegoś czasu to z pewnością zdarzyły nam się sytuacje, w których wystawiona przez nas uprzednio faktura nie pokrywała się z rzeczywistą czynnością wykonaną przez nas u klienta. Mogło się tak zdarzyć z wielu powodów i nie są one tutaj istotne aczkolwiek z pewnością mieliśmy wtedy dylemat co zrobić. Zwłaszcza jeśli do klienta musieliśmy dojechać na drugi koniec Polski. Najczęściej w takich wypadkach po prostu po powrocie do naszej siedziby wystawialiśmy korektę faktury a następnie wysyłaliśmy pocztą dwie kopie. Następnie kontrahent podpisywał faktury i jedną odsyłał nam. Mogło to trwać sporo czasu w zależności od użytego kanału komunikacji. W tej chwili problem już nieco zmienił oblicze gdyż nie są wymagane podpisy faktur a sam dowód księgowy można przesłać drogą e-mail jeśli klient wyrazi na to zgodę. W wypadku korzystania z księgowości online taką fakturę moglibyśmy sporządzić na miejscu u klienta (i nie chodzi mi tu wcale o mało profesjonalne ręczne pisanie faktur). Otóż dokument taki możemy wystawić w każdym miejscu gdzie znajdziemy komputer podłączony do internetu i z drukarką. Po zalogowaniu się na swoje konto w serwisie rachunkowości online będziemy mieli dostęp do danych klientów oraz bazy danych swoich produktów dzięki czemu po paru kliknięciach powstanie gotowy do druku dokument księgowy. Na dodatek dokument ten zostanie automatycznie odłożony do bazy danych na serwerze- po przyjeździe do siedziby naszej firmy będzie mieli do niego normalny dostęp. Takie i inne możliwości oferują portale rachunkowości online ale nie wszystkie dostępne w sieci serwisy mają taką samą funkcjonalność. Należy o tym pamiętać przed dokonaniem wyboru serwisu, który pomoże nam prowadzić księgowość.

Nie możemy popadać w obsesję oszczędności- mimo że rachunkowość internetowa jest z pewnością dużo tańsza to w części wypadków może nie spełniać swojego zadania odpowiednio- zwłaszcza jeśli nasza firma rozrośnie się do zbyt dużych rozmiarów. Prowadzenie takiej rachunkowości w obliczu zbyt dużej firmy jest działaniem pozbawionym sensu- najrozsądniejszym w takim wypadku będzie wynajęcie odpowiednio przygotowanego biura rachunkowego bądź też umowa z księgową na małą ilość godzin. Jednakże biura rachunkowe mają też tę przewagę, że ich pracownicy spotkali się już z wszelakimi kontrolami i dzięki temu posiadają wiedzę umożliwiającą efektywne obniżanie kosztów poprzez odliczenia, zwolnienia itp. bez ryzyka zakwestionowania wydatku podczas kontroli podatkowej (tzn. ryzyko takie zawsze jest ale nawet wtedy księgowa z biura rachunkowego będzie często w stanie odpowiednio uzasadnić i wybronić swoje decyzje).

Rachunkowość online jest za to bardzo rozsądnym wyjściem gdy prowadzimy samodzielną działalność gospodarczą, zwłaszcza gdy jest to wolny zawód a nasze dokumenty charakteryzują się tym, iż opiewają na małe kwoty za to jest ich imponująca ilość- oszczędzimy wtedy na każdym dokumencie. Pamiętajmy też, że nawet jeśli wynajmiemy biuro rachunkowego to i tak będziemy musieli dbać o pewne dokumenty- nadal my będziemy wystawiać np. faktury VAT. Takie wystawianie pewnych dokumentów również może być usprawniane przez programy do wystawiania faktur bądź odpowiednie oprogramowanie do wystawiania faktur online.

Zakładając samodzielną działalność gospodarczą musimy pamiętać o tym, że nie zawsze będzie nas od razu stać na opłacenie księgowej. Przy czym nie mówię tu od razu o etacie księgowej- nawet 200 zł w pierwszym czy drugim miesiącu prowadzenia działalności może (choć nie powinno- trzeba być przygotowanym) stanowić spory wydatek- nie tyle sam w sobie co w porównaniu do przychodów. Jednakże nawet za pierwszy miesiąc musimy się rozliczyć z fiskusem tak samo jak za każdy inny (chyba, że wybierzemy rozliczenia kwartalne). Co zrobić aby zaoszczędzić na księgowaniu? Pamiętajmy, że prowadzenie księgowości przez osobę, która nie posiada uprawnień jest z punktu widzenia prawa nielegalne. Jeśli mamy nieco samozaparcia możemy spróbować sami dać sobie radę z tym tematem. Wielu przedsiębiorców radzi sobie właśnie w ten sposób. Aby wspomóc nas możemy a nawet powinniśmy użyć odpowiedniego oprogramowania komputerowego. Da nam ono dostęp do szablonów wybranych dokumentów a w niektórych wypadkach znacząco zautomatyzuje sam proces wypełniania dokumentów. Możemy przy tym skorzystać z darmowych rozwiązań bądź też ich komercyjnych odpowiedników- różnią się one oczywiście oprócz ceny głównie zasobem funkcji takich programów, nie sposób wszakże oczekiwać takiej samej funkcjonalności aplikacji tworzonej pro bono i aplikacji typowo komercyjnej, wspieranej przez dużego producenta. Darmowe programy często oferują proste funkcje np. wystawianie faktur (ale bez zapamiętywania produktów czy kontrahentów w przeciwieństwie do płatnych produktów).